Calcular los costos laborales para el ROI

El retorno de la inversión (ROI) a menudo se asocia en los informes financieros como una proporción de la cantidad de retorno sobre la cantidad invertida. También es un indicador cuando se mira el ROI y el ROE en términos de evaluar el apalancamiento de una empresa entre otra información valiosa. En términos de proyectar un posible resultado en un proyecto propuesto, calcular el ROI es un paso crítico para determinar la viabilidad de la ejecución de ese proyecto. Básicamente, pero calcular un ROI y proporcionar un marco de tiempo en el que una empresa puede ver el rendimiento del capital que invierte puede determinar si vale la pena realizar el proyecto o, como mínimo, cuando la empresa puede alcanzar el punto de equilibrio con la inversión. Además, es un componente valioso para ganar la confianza de los interesados ​​en el proyecto. En breve, Calcular el ROI de un proyecto es un primer paso clave en el proceso de gestión y ejecución del proyecto. También es una parte esencial de la estrategia de gestión Six Sigma utilizada por muchas corporaciones en todo el mundo.

Un componente clave de este proceso que a menudo se subestima o se pasa por alto es el cálculo de la mano de obra en los costos generales del proyecto. Al observar cómo se calcula el ROI para un proyecto, es evidente que incluir los costos de mano de obra en el proyecto como un recurso clave, como hardware / hardware de computadora o cualquier otro tipo de equipo es esencial. Hay algunos métodos a considerar al calcular los costos laborales como un componente del ROI.

Calcular el ROI

Primero, es importante comprender el cálculo del ROI de un proyecto. Esto se puede dividir en un alto nivel en los siguientes componentes:

ROI = [(valor financiero - costo del proyecto) / costos del proyecto x 100

Valor financiero

Mucha gente ve el componente de valor financiero del ROI como un valor intangible o subjetivo. No tiene por qué serlo. La clave es dividir el proyecto en valores conocidos, definir esos valores y luego compararlos con lo que se espera del proyecto. Estos valores tienen los mismos componentes principales: tiempo, volumen y dólares o costos y estos se aplican tanto al valor actual como al valor proyectado una vez que se implementa el proyecto. Esto da como resultado la siguiente ecuación:

Valor financiero = TVDPresent State - TVDFuture State

Donde T = tiempo, V = unidades de volumen o cantidad, D = costos

Costos del proyecto

Este valor del cálculo del ROI es donde entran nuestros costos laborales. Tenga en cuenta que puede haber un componente del trabajo en el cálculo del valor financiero, ya que puede ser una unidad de cantidad si el proyecto tendrá costos laborales recurrentes continuos. Sin embargo, dado que siempre hay mano de obra asociada con cualquier proyecto, siempre debe tener mano de obra en el Cálculo de costos del proyecto.

El cálculo de la variable Costos del proyecto se compone de dos variables, Descomposición del trabajo a lo largo del tiempo y Costo del trabajo requerido. La descomposición del trabajo a lo largo del tiempo son esencialmente los componentes de las tareas de gestión de proyectos que se han valorado lo más detalladamente posible a lo largo del tiempo. Por ejemplo, imagine todas las tareas asociadas con la construcción de una simple caja de madera. Hay un momento para diseñar la caja, determinar los materiales a utilizar y trazar un patrón. Existe el período para comprar materiales, hay un período para entregar los materiales, un período para construir, un período para detallar la estructura, etc. Para cada una de esas tareas hay costos asociados pero para poder asignar estos dólares, La descomposición del trabajo a lo largo del tiempo es fundamental. A menudo, se utiliza una herramienta de gestión de proyectos para realizar este desglose, como un gráfico de Ghatt, también puede contratar a terceros para que le realicen el calculo expertos como la empresa Gestiun pueden hacerlos a la perfección. 

A continuación, se aplica el costo del trabajo requerido. Para cada tarea, se debe evaluar y aplicar una evaluación de los costos de TODOS los recursos asociados con esa tarea. Estos incluyen: Recursos (tipo y cantidad necesaria), Horas de trabajo a realizar, Tasa de salario por recurso (más sobre esto en un momento), costos de capital (costos de equipo, hardware / software) y cualquier costo de arrendamiento / alquiler. Básicamente, se debe incluir cualquier cosa que suponga un gasto de dinero para el proyecto en esa tarea. Aquí es donde aplicamos el costo de la mano de obra al cálculo y cómo determinar mejor qué incluir.

Qué costos laborales considerar

Los costos laborales pueden variar de un proyecto a otro. Algunos proyectos se ejecutarán utilizando recursos internos (es decir, empleados a tiempo completo), otros pueden contratar a un contratista externo y otros pueden utilizar una combinación de ambos. Incluso puede tener mano de obra asociada con el proyecto a largo plazo, como un recurso que se encargará de la gestión y ejecución del resultado final una vez que se complete, esencialmente un costo recurrente. En todos estos casos, es importante aplicar la métrica correcta al cálculo de costos de su ROI.

Cómo determinar la equivalencia a tiempo completo (FTE)

Primero, es importante determinar cuántos equivalentes a tiempo completo (FTE) se utilizarán en el proyecto. Esto se puede hacer por tarea como se indicó anteriormente o mediante horas de esfuerzo de trabajo durante el transcurso del proyecto. Independientemente de cómo se deriven, deben desglosarse en un número final para el proyecto.

Cada empresa será diferente en función de la cantidad de días hábiles que operen en un año. Por ejemplo, una empresa en la que un empleado trabaja ocho horas al día durante una semana de cinco días, trabaja 52 semanas al año, lo que equivale a 2080 horas al año. El promedio diario de estos empleados sería de 8 horas. Entonces, por cada 8 horas de trabajo, el esfuerzo equivaldría a 1 FTE, en este ejemplo. Sin embargo, en empresas donde el empleado promedio trabaja 4 días a la semana o 10 horas al día, el FTE sería de 10. La importancia es la medición del esfuerzo laboral laboral para el proyecto.

A continuación, querrá tomar las horas de mano de obra estimadas del proyecto y dividirlas por las horas disponibles durante el período del proyecto. Por ejemplo, si las horas de mano de obra estimadas para el proyecto son 4000 horas, pero la duración del proyecto es de 6 meses o 960 horas, entonces:

FTE = 4000/960 = 4,2

Esto significa que para alcanzar la meta del proyecto según las horas proyectadas, necesitaría un mínimo de 4.5 FTE. La mitad podría ser un recurso que solo funcionaría en el proyecto a tiempo parcial.

Lo importante que surge del cálculo es la cantidad de recursos dedicados o de tiempo completo necesarios para alcanzar el objetivo del proyecto.

Cómo determinar los costos FTE

La evaluación de los costos internos de los empleados puede ser complicada y, a menudo, se complica debido a varias reglas de la empresa con respecto al intercambio de información sobre salarios y beneficios con supervisores no directos. Esto generalmente resulta en una batalla entre los gerentes de proyecto y RR.HH. para tratar de determinar una contabilidad precisa de la mano de obra que se asociará con un proyecto. Sin embargo, hay algunas cosas que una empresa puede hacer para facilitar esta parte del proceso y reducir el estrés interdepartamental.

En primer lugar, es importante establecer un método estándar para calcular el impacto laboral de un empleado a tiempo completo o un empleado a tiempo parcial en la empresa en forma de gasto, al menos en este punto. El ROI final proporcionará el beneficio del empleado a los resultados del proyecto, pero en esta etapa la evaluación se basa en los costos, no en los beneficios del gasto.

Además, es aconsejable obtener los costos semanales de los empleados utilizando la siguiente ecuación:

WEC = (Salario base + [Salario base * porcentaje de costos de beneficios] / Número de semanas de pago en el año) <números anuales>

Normalmente, la nómina se ejecutará durante el año fiscal de la empresa. Algunos se ejecutarán en un año calendario. Nuevamente, consulte con su departamento de nómina o recursos humanos para determinar la cantidad de semanas de pago que pueden usar. Además, la nómina puede ejecutarse semanalmente o semanalmente. Cualquiera que sea la frecuencia, la frecuencia de pago es lo que se necesita para calcular el WEC con precisión.

Usando números reales, suponga que a un empleado se le paga un salario base de $ 65K por año con beneficios para la compañía de aprox. 20K agregados a esa base. El porcentaje que proporciona HR es del 31%. La jornada laboral normal por salario en la empresa es de 40 horas semanales. Pagar semanas por año o 26 (por semana):

Paso 1: Calcule el WEC

WEC = ($ 65,000 + [$ 65,000 x 31]) / 26

WEC = $ 3,275 por cheque de pago para un FTE

Paso 2: Calcule el costo por FTE

Costo por FTE = WEC / Total de horas trabajadas

<NOTA: hay 80 horas para este cálculo ya que el total de horas por cheque de pago es para un período de pago semanal>

FTE = $ 3275/80

FTE = $ 40.94 o $ 50.00

Entonces, por cada 1 hora de trabajo para este FTE, el costo sería de $ 40,94 por hora.

Paso 3: incorporar todos los FTE durante la duración del proyecto

Costos laborales totales = Número de FTE * costo por FTE * número de horas de trabajo para el proyecto

Usando los números de los cálculos cálculos anteriores:

Costos laborales totales = 4 * $ 50.00 * 960.00

Costos laborales totales = $ 192,000

Pero, ¿qué pasa con la mitad de FTE que se calculó para el proyecto? Esa mitad se puede manejar de varias formas. Uno, se puede redondear hacia arriba, lo que hace que el número total de FTEs sea 5, verso 4. La ventaja de hacer esto es dar un margen en la estimación de modo que si el proyecto se sobrepasa un poco, hay algunos fondos adicionales disponibles si el proyecto obtiene aprobado. La otra razón es que si el proyecto se presenta y durante el proceso de aprobación, la junta de revisión solicita algunos recortes en el proyecto, esta sería un área que se puede reducir sin un impacto significativo en la línea laboral.

Además, no todos los FTE utilizarían exactamente los mismos costos laborales. Suponga que en este proyecto, algunos FTE son especialistas y sus costos son de $ 50.00 por hora, pero que otros son de $ 45.00 por hora y quizás los trabajadores a tiempo parcial son de $ 30.00 por hora. Cada uno de esos costos debe tenerse en cuenta al calcular los costos laborales. Entonces, usando estos factores como ejemplo, suponga que la media hora es un trabajador a tiempo parcial, el cálculo sería:

Costos laborales totales = (4 * $ 50,00 + .5 * $ 30,00) * 960 = $ 206,400,00

Un elemento importante a tener en cuenta, el 5 no necesariamente equivale a un trabajador a tiempo parcial, equivale a la cantidad de tiempo que se aplica un recurso al proyecto. El ejemplo podría haber utilizado fácilmente un FTE para el factor 5 indicando que ese FTE solo estaba trabajando la mitad del tiempo de duración del proyecto que otros recursos anteriores.

Puntos clave para recordar:

• Sea conservador en sus cifras de mano de obra: al calcular los FTE, asegúrese de haber incluido suficientes "días de lluvia" en los cálculos de las tareas del proyecto. Esto significa tener en cuenta las posibles áreas donde se pueden producir retrasos en el proyecto, como la espera de equipos, el clima, el proceso de aprobación, los permisos, etc. Si hay recursos dedicados en un proyecto, las dependencias de tareas como esta pueden aumentar los costos en mano de obra, ya que la mano de obra generalmente se sigue gastando aunque no se esté realizando ningún trabajo.
• Sea preciso en los costos: esto simplemente significa, trate de asegurarse de que haya buenos números de mano de obra en el análisis de costos. Si se utilizan promedios, asegúrese de redondear. Una vez más, siempre existe la oportunidad de reducir los costos a medida que trabaja en la estimación, pero no comience con un número bajo, ya que rara vez, si es que alguna, existe la oportunidad de volver a trabajar en la estimación.
• Comprenda los costos de los beneficios de su empresa: este es un elemento clave que la mayoría de las veces se pasa por alto por las razones mencionadas anteriormente; sin embargo, para obtener un ROI preciso, estos costos deben agregarse en la ecuación.

Resumiendo, aplique los costos laborales nuevamente en el ROI

Recuerde, del cálculo del ROI,

ROI = [(valor financiero - costo del proyecto) / costos del proyecto x 100

La mano de obra será un componente de los costos totales del proyecto, que también incluiría elementos como equipos, costos de administración, permisos, etc. Pero, si hay costos recurrentes tanto en el estado original como en el estado futuro del proyecto, se utilizarán las mismas técnicas para calcular la mano de obra. Los costos se pueden utilizar en los cálculos del valor financiero, así como para un conjunto diferente de recursos laborales. La duración de esa mano de obra se utilizaría en el componente Tiempo (T) con los costos laborales por FTE total como parte del valor del costo (D) aplicado al total de unidades producidas (V).